Gメールの整理方法

ネットの発達によって、郵便より電子メールで受け取る頻度がはるかに多くなりました。
気が付いたら受信したメールが大量にあって、その整理が大変になります。
今回は、Gメールを整理する方法について書いています。

過去のメールの整理
今後の分は、ルールを作って自動で整理する
おわりに

過去のメールの整理

まずは、受信トレイにたまった過去のメールを整理する方法についてです。
残しておきたいメールは分けて残し、不要なメールは削除します。

送信相手ごとに分ける、通販は同じ場所にまとめる…など、じぶんに合った整理ができます。

Gメールはパソコンのようにフォルダに移すという考え方はありません。
そのかわりに、SNSや動画サイトなどのタグ(「#」「ハッシュタグ」)のように、同じラベルを付けるというというものがあります。

まず、受信トレイで整理したいメールを選択するか、左の「□」のチェックボックスにチェックを入れます。
すると、図のようなアイコンが表示されます。

これらのアイコンを押すことで、受信トレイから外す、削除する、別の場所へ移すなどの操作ができます。

受信トレイの上側にある検索欄で件名や相手のメールアドレスなどを入れて、受信トレイの上の□にチェックを入れることでまとめて処理をすることができます。

たとえば、削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンを押せば削除できます。

また、受信トレイにたまった仕事関係のメールを受信トレイから「仕事関係」というラベルへ移すには次のように操作します。

移動したいメールを選択し、ラベルのアイコンを押します。

移動先を聞かれるので、「新規作成」で「仕事関係」の名前でラベルを作ります。
あらかじめ、左側のメニューの「ラベル」の右にある「＋」を選択して、「仕事関係」のラベルを作成しておくこともできます。

これで、左側のメニューのラベルに「仕事関係」が追加され、メールに「仕事関係」のラベルを付けることができました。

次に、「仕事関係」のラベルを付けたメールを再度選択し、「受信トレイ」のラベルをはがすことで、「受信トレイ」から「仕事関係」にメールを移せます。
（届いたメールは「受信トレイ」というラベルがつけられています）

「アーカイブ」のアイコンを押すことで、受信トレイのラベルが外れて受信トレイには残らなくなります。

なお、過去の分の整理は、キーワードや送信相手の名前などで検索して、メールの一覧の上の□にチェック入れると全部選べるので、一気にラベルの付け替えができます。

たとえば、下図では、件名に「ネット」と入っているものを検索し、アイコンの左端の□にチェックを入れて全件選択することで、50件まとめて処理することができます。

今後の分は、ルールを作って自動で整理する

ここまで、過去のメールの整理についての話でした。
これからは、今後のメールの整理についての話です。

上記のような処理を定期的に手作業で行うのは大変です。
Gメールでは、将来届くメールについても、条件を指定して自動で整理してくれます。

いちど自動で整理するルールを作ってしまえば、手動で整理する必要がなくなります。
また、Gメール本来の機能で選別しきれない迷惑メールも目にすることなく自動で削除してくれます。

受信トレイの検索欄の右のアイコン「検索オプションを表示」をクリックします。

条件を指定して検索する画面になるため、振り分けたい内容を入力し「フィルタを作成」を押します。

すると、いま指定したものをどう振り分けするかのルールを選択することができます。

受信トレイに表示させないのであれば一番上の「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」、削除したいのであれば「削除する」を選択します。

まとめて1つの場所に置いておく(Gメールではフォルダではなくラベルと呼ばれます)のであれば、「ラベルを付ける」を選択します。

なお、この状態で新しいラベルを作成することができるのであらかじめ作ってなくても大丈夫です。
「ラベルを選択▼」を押すと「新しいラベル」があり、これを押すと新規作成ができます。