初めて行く病院やお店などで、受付時に自分の住所などの個人情報を記入することがあります。
その際に、申込用紙に記入する場合とタブレットを渡されて入力する場合の2つあります。
どちらの場合でも、個人情報の扱いには十分注意が必要です。
今回は、病院やお店の受付側の視点で、申し込み時の個人情報の取り扱いの注意点について書いています。
紙の場合
申込用紙をクリップのついたボードで挟んで、ボードごとお客様にお渡しして書いて頂く、というのが通常の流れかと思います。
病院では、きちんと用紙の1セットごとにボード1枚を使用し、次のお客様(患者様)に渡すときには都度新しい用紙をボードに挟んでお渡ししているかと思います。
しかし、お店の場合は、病院ほど個人情報に厳格でないためか、同じ用紙を何枚もボードに重ねておいて、1人目のお客様の記入が終わったらその紙だけボードから抜いて、次のお客様にそのボードをまわす、ということが割とあります。
この方法では、お店にとっては用紙の挟みこみの事務手数が効率化できるのでいいように見えるかもしれません。
しかし、筆圧の強い方の場合は、数枚下の用紙にまで筆跡が残ることがあります。
そのため、自分の書いた個人情報が次の人に漏れているのではないか、と不安になることがあります。
面倒でも都度ボードに用紙を挟みこむ方が、そういったお客の不安がなくなります。
また、紙に書いてもらった場合は、書いたものを医事コンや顧客管理ソフトなどに受付で入力することになります。
他の人が受付に来た際にきちんと裏返す･引き出しに入れるなどで隠せるようにしておきましょう。
時々、他人の個人情報そのまま見える状態で机に放置して、受付応対する人がいるので注意しましょう。
タブレットの場合
最近は、携帯電話のお店では受付前にタブレットを渡されて、それに個人情報を入力することが多いです。
タブレットを使用した情報入力の場合、お客が入力したものがそのまま顧客管理システムなどのデータベースに保存されます。
紙でのやりとりに比べて、受付の職員が紙を見て手入力する、という作業を省略することができます。
また、タブレットの場合は、入力内容に不備や漏れがあるとエラーで先に進めないようにシステムで設計されているため、書き漏れや誤りを紙よりも減らすことができます。
ただ、タブレットは予測変換や変換したものを学習してしまうため、入力内容が予測変換などで他人に知られる危険があります。
ここまで配慮しているお店を私は知らないのですが、他のお客様に個人情報が漏れないようにするためにも、変換したものの学習をリセットする方が無難かと思います。
予測変換や変換学習対策として、わたしは、入れたい文字を含む別の文字を出して削って入力しています。
そのくらい気になるのは少数派なのかもしれません。
おわりに
紙とタブレットのどちらの場合でも、申込情報が他のお客様に漏れる(見られる)可能性があります。
ただ、運用体制とちょっとした気配りで、他のお客様に漏れないようにすることができます。
