個人の方が作成した決算書を見ると、、現金や預金の残高が帳簿や通帳と合っていないことがあります。
小さな差額でも放置すると、決算書の内容が信用されない、後で直す手間やトラブルの原因になることがあります。
今回は、現金・預金残高を正しく確認するためのポイントをかいています。
現金・預金残高は1円単位で正確に確認する
決算書作成において、現金や預金の残高は信頼性の基本です。
特に預金は「通帳」という絶対に正しい証拠があります。通帳の残高と帳簿が一致していないと、決算書全体の内容も信用されなくなります。
借入金やローンも、返済表と帳簿残高が合っているか必ず確認しましょう。
事業で「現金」の勘定科目を使うのは基本的に避けましょう。
現金で支払う場合は、「事業主」勘定で処理し、日常的に「現金」勘定を使わないようにします。
レジ商売などでどうしても現金勘定が必要な場合は、営業開始前と終了後に日々必ず現金を数えて記録してください。
できれば、ジャーナル機能付きのレジを使うと便利です。
ジャーナル機能とは、すべての取引を自動で記録する仕組みで、日々の現金の入出金を証拠として残せます。
手書きノートだけで管理する方法は信用性が低いため、システムで正確に記録するのがおすすめです。
さらに、ジャーナルの記録と実際の現金残高が一致しているか毎日確認すると、ミスやトラブルを防ぐことができます。
毎月の確認で必ず合わせる
決算書の現金・預金残高は、1年分をまとめて確認するよりも、毎月こまめにチェックするほうが確実です。
月末には必ず通帳や帳簿の入出金を照合し、残高が合っているかを確認しましょう。
freeeなどのクラウド会計ソフトを使っている場合でも、同期漏れが起こることがあります。
ソフト上ですべての取引を記録済みであっても、実は同期もれやタイムラグで同期されていない取引がある場合があります。
実際の通帳と照合し、すべての入出金が帳簿に反映されているかを確認することが大切です。
もし差額が出た場合は、記帳漏れや誤入力、端数処理の誤差など、原因を必ず追跡してください。
1円単位で帳簿と残高を合わせることが、正確な決算書作成の基本です。
現金の場合は通帳のようなきちんとした資料がないため、原因追跡が困難になります。
レジはAirレジ等でfreeeと同期させる、ジャーナルの印字を資料とするなどで客観的な資料は担保できます。
しかし、現金の使用はなるべく避け、売り上げはキャッシュレス端末を活用する、経費はクレジットカードや振込で支払うようにすると、管理もより簡単になります。
おわりに
現金・預金残高を正しく確認する習慣をつけると、決算書作成がスムーズになり、後でのトラブルも減らせます。
毎月の残高照合やfreeeの同期漏れ確認、差額の原因追跡をしっかり行い、現金はなるべく使わないようにすることで、安心して決算書を作ることができます。
