「これって経費になりますか？」
個人事業主の方とお話ししていると、最初に聞かれることが多いです。
多くの場合、
・個人事業主は経費を自由に使える
・領収証さえあれば経費にできる
という誤った認識をしている方が多いです。
しかし、これは税務上は正しいとはいえません。
この考えだと税務上の判断基準と合わない処理になってしまう可能性があります。
わたしの感覚ですが、個人事業主は「プライベート費用を経費にすることを当然の権利」と思っている一方、税務当局は「プライベートの経費が混ざっているのでは」という見方をしています。
この記事では、経費として取り扱うことができるかどうかの考え方についてかいています。
「説明できるかどうか」
「その支出について、第三者に対して合理的に説明できるかどうか」
これが経費になるかの判断基準です。
個人事業主の場合、生活費と事業の支出が混在しやすいため、単に「仕事で使った」という主観だけでは足りません。
・誰が支払ったのか
・何のための支出か
・実際にどのように使用されているか
といった点が整合していることが求められます。
特に衣食住に関するものについては、生活費との区分があいまいなため、特に注意が必要です。
例えば、衣類について、白衣や作業着、制服など、業務での使用が前提で日常生活では通常着用しないものについては、経費として取り扱える可能性があります。
一方で、スーツや私服、インナーウェアなどは、日常生活でも着用できるため、原則として経費として取り扱うことは難しいとされています。
実際に、業務で着用していたとしてもスーツ代が経費として認められなかった裁判例もあり、「仕事で使っている」という理由だけでは足りないと考えられています。
プライベートと混ざる支出は慎重に扱う
特に1つの支出の中に事業とプライベートが混在している支出については、それだけで判断が難しくなります。
仮に事業にも使用していたとしても、事業のために直接必要であったことを明確に区分できない場合には、経費計上することができません。
「これって家事按分で経費にできますか？」
と聞かれることも多いです。
昨日までプライベートだった家、車、スマホに関する費用が、開業したとたんに事業の経費になる、というのは違和感がないでしょうか。
実際に事業主の方と話していても、在宅での業務を前提としない業種（訪問型の業務や別途事務所やお店がある場合など）であるにもかかわらず、自宅の家賃を経費として計上しているケースがあります。
このような場合、そもそも自宅を事業としてどの程度使用しているのかという前提自体があいまいになりやすく、合理的な説明が難しくなることがあります。
さらに極端な例では、床一面に仕事道具を並べて自宅を倉庫のように使用しているため家賃を経費にできないか、という相談を受けたこともあります（そのような実態では合理的な区分が難しく、対応はお断りしました）。
この点、資料･具体的数値･使用実態など客観的証拠で説明することができれば問題はありませんが、税務当局に納得してもらえるような説明ができる人は少ないです。
わたしが「根拠ありますか？」と聞いても「何となく8割で」みたいな回答をする人が多く、それだと明確に区分しているとはいえません。
仮に客観的な指標を使って按分できたとしても、実際には月数千円程度の経費になるケースも少なくありません。
そのために説明負担や税務リスクを負うことが、本当に合理的なのかという視点も必要です。
その分しっかり稼ぐ、あるいは税金を払ったうえで残ったお金で自由に使う方が、結果的に管理もシンプルで安心です。
按分の方法や指標については税理士が整理できますが、実際の使用実態は事業主にしか分かりません。
そのため、最終的にはご自身で説明できることが前提になります。
下手に按分をして説明できなくなるよりは、スマホは事業用とプライベート用で1台ずつ別々に持つ、など最初から明確に分けて管理することをおすすめします。
事業に「必要」な経費かどうか
経費として取り扱えるかどうかを判断する際には、いくつかの共通する視点があります。
まず、その支出が事業に「直接」関係しているかどうかという点です。
売上や業務、顧客対応との直接の関連性が求められます。
次に、仕事でなければ通常は発生しない支出であるかどうかという点です。
プライベートでも使用できるものについては、それだけで慎重な判断が必要になります。
また、仕事をしていなくても発生する支出については、特に注意が必要です。
例えば、自宅の一室や自家用車などは、事業をしていなくても本来発生する支出です。
このような支出を経費に含める場合は、「どの部分が事業に使用されているのか」を明確にし、合理的な根拠に基づいて区分・按分する必要があります。
「仕事でも使っている」というだけでは不十分であり、説明があいまいな場合には、税務上の取扱いと整合しない可能性があります。
こうした支出は、経費にしやすい反面、判断が分かれやすい項目でもあります。
もしあなたがスタッフを雇っていたとして、同じような支出を経費にしてほしいと言われたら、素直に受け入れられるでしょうか。
違和感があるのであれば、その感覚は判断の参考になります。
税務上も同様に、その支出が本当に事業のものかという視点で確認されます。
さらに、客観的な証拠が残っていることも重要です。
領収書だけでなく、利用内容や目的が分かる記録があることで、説明の整合性が高まります。
また、実際の使用状況と帳簿の内容が一致していることも重要です。
説明と実態にズレがある場合には、適切な処理とはいえません。
最終的には、
・その支出が事業のために必要か
・事業を行っていなければ発生しないか
・第三者に対して一貫した説明ができるか
といった観点で判断することが重要です。
おわりに
経費として取り扱うことができるかどうかの考え方についてかきました。
迷ったときは、次の3つの視点で考えると整理しやすくなります。
まず、その支出が事業のために本当に必要かどうかです。
売上や業務との関係が薄い場合は、慎重に判断する必要があります。
次に、事業を行っていなければ発生しない支出かどうかという点です。
プライベートでも発生する支出については、そのまま経費とすることはできません。
そしてもう一つ重要なのは、その内容を第三者に対して一貫して説明できるかどうかです。
税務当局だけでなく、誰が見ても違和感のない説明になっているかがポイントになります。
もし判断に迷う場合には、無理に経費に含めないほうがいいでしょう。
