ここ数年で、AIやクラウド会計ソフトの進化、確定申告アプリの登場により、レシートの撮影読み取りや銀行口座との連携など、経理作業を大幅に効率化できるようになりました。
そのため、「よくわからないけど、アプリに丸投げして終わり」で終わっている場合があります。
しかし、経理や確定申告は、単なる「数字の計算作業」ではありません。
実際には、取引の内容を法律に照らして判断し、どの年に、どの区分で、どのように記録するかを決める「法的な手続き」に近い作業です。
実は、どれだけ便利なツールが登場しても、その法的手続きに沿った確定申告のための経理の基本は変わっていません。
今回は、アプリの時代でも変わらない経理の基本についてかいています。
どんな方法でも共通する「ためない経理」の重要性
昔ながらの手書きのでも、エクセルでも、会計ソフトでも、スマホアプリでも共通しているのは、「取引をためずに、できるだけリアルタイムで」記録することが重要だという点です。
少し極端な例ですが、電動歯ブラシでも手磨きでも、どんな道具を使っていても、歯磨きを1年分まとめて行う人はいないと思います。
経理もこれと同じで、本来は日々の取引をその都度処理していく性質のものです。
確定申告で割と多いのが、普段は何もせず、確定申告間際になってから1年分の処理をしようとしてしまうことです。
レシートを長期間ためてしまうと、
・何に使ったか思い出せない
・レシートを紛失する
・入力漏れや重複が起きる
・確定申告直前に大きな負担になる
といった問題が発生します。
通常は、「1週間前の昼食で何を食べたか？」でさえ覚えていないことが多いです。
だからこそ、確定申告直前に1年間の支出や、税務当局から数年前の支出について、「なぜ必要だったのか」を後から思い出そうとしても限界があります。
経費の内容や目的は、記憶が新しいうちに記録しておくことが大切です。
逆に、支出があったその場や遅くても翌日に記録していれば、どの方法を使っていても記録の精度は大きく向上します。
会計ソフトやアプリは「リアルタイムで処理」をアピールしていますが、もともと経理はリアルタイムで行うべきものです。
昔のアナログ手書き時代では、その日のうちに「帳簿に書く」作業でした。
それが今はアプリで「連携したカード明細の処理をする」「レシートを撮影して処理する」に変わっただけです。
つまり、ためずに「日々リアルタイムに処理する」という根本は変わっていません。
「説明できること」の重要性
税務上の説明責任は、最終的には納税者(＝ソフトやアプリ利用者)本人にあります。
一見すると経理や確定申告は数字を処理する作業のように見えますが、実際には法律と証拠に基づいて取引の内容を判断する作業です。
例えば、使い捨て歯ブラシ100本を購入した領収証があったとします。
会計ソフトやアプリのOCR機能では、「いつ・いくらで・何を買ったか」という情報までは正確に読み取ることができます。
しかし、それがそのまま経費になるかどうかまでは判断できません。
通常の業種であればプライベート利用と考えられるかもしれませんが、ホテル業や歯科医院など、事業内容によっては経費になる場合があります。
このように、同じ支出であっても事業の実態によって扱いが変わるため、単純に「データとして読み取れた情報」だけでは税務上の判断は完結しません。
そのため、レシートや明細といった記録だけでは分からない「なぜその支出が事業に必要だったのか」といった点についても、じぶんで説明できる状態にしておく必要があります。
経理や確定申告は単なる計算ではなく、
・これは経費として認められるのか
・いつの期間に計上するのか
などの税務上のルールに合わせて取引を整理していく作業でもあります。
会計ソフトやアプリのAIは、こうした処理を効率化してくれますが、最終的に「その処理が正しい理由」や「その支出の意味」を説明できるのは利用者自身です。
おわりに
会計ソフトやアプリは、経理を大きく効率化してくれる便利なツールです。
しかしそれらは、あくまで入力や集計を補助するものであり、取引の内容説明や判断までかわりにやってくれるものではありません。
重要なのは、
・日々ためずに記録すること
・なぜその処理にしたのかを説明できること
の2つです。
経理の手段は変わっても、本質的な考え方は変わりません。
「日々コツコツと、じぶんで説明できる経理」という基本が大切です。